4) An wen dürfen Sie E-Mails versenden?
An wen dürfen Sie E-Mails versenden? Ein Ratgeber für Anfänger und Wissbegierige
Im folgenden Ratgeber geht es darum, Ihnen das Thema „An wen dürfen Sie E-Mails versenden?“ Stück für Stück näher zu bringen. So ist sichergestellt, dass Sie in Zukunft nicht mit unschönen Herausforderungen konfrontiert sind, die mit dem Versand Ihrer E-Mails zusammenhängen. Diese Grundlagen gelten sowohl für den B2C als auch für den B2B Bereich – sie sind die Grundlage für ein erfolgreiches E-Mail Marketing.
Das wichtigste Zuerst:
Holen Sie sich die Einwilligung des Kunden.
Damit Sie eine E-Mail an einen Bestandskunden oder einen potenziellen Neukunden versenden dürfen, benötigen Sie dessen Einverständnis.
Für das E-Mail Marketing gelten strenge Regeln, die den Versand von E-Mails regulieren.
Allerdings halten sich einige Anbieter nicht daran und tragen damit zu einer Flut an Spam-Nachrichten bei.
Trotzdem: Möchten Sie professionelle und erwünschte E-Mails versenden, müssen Sie die Vorschriften beherzigen.
Im Idealfall holen Sie sich die Einwilligung Ihres Kunden mit dem Double-Opt-In-Verfahren.
In den meisten Fällen ist dieses Verfahren so aufgebaut, dass Sie auf Ihrer Website ein Anmeldeformular für den Newsletter verwenden.
Das bedeutet, der künftige Empfänger kann einfach seinen Namen und seine E-Mail Adresse eintragen.
Anschließend wird eine E-Mail an diese Adresse schicken, in der Sie um eine Bestätigung für Ihren Verteiler bitten.
Dieses Verfahren stellt also sicher, dass nicht jede beliebige E-Mail Adresse in Ihren E-Mail-Verteiler gerät.
Halten Sie sich an die neuen Datenschutzbestimmungen.
Die neuen Datenschutzrichtlinien machen es nicht unbedingt einfacher, Werbung in eigener Sache zu machen.
Dennoch müssen sie eingehalten werden, um einen unlauteren Wettbewerb zu vermeiden.
Sie sollten zusätzlich auf eine rechtskonforme Gestaltung Ihrer E-Mail achten.
Folgende Punkte dürfen in Ihrer E-Mail nicht fehlen:
- Firmenname mit Rechtsform
- Ihr Geschäftssitz und Kontaktdetails
- Die Handelsregisternummer und das zuständige Registergericht.
Sie müssen sich an folgenden Aufbau Ihrer E-Mail halten.
- Der Absender der Werbe-Mail muss eindeutig, klar und ohne Weiteres erkennbar sein.
- Bereits im Betreff muss für den Empfänger ersichtlich sein, dass es sich bei der E-Mail um eine Werbemail handelt.
- Am Ende der Mail sollte sich ein Abmeldelink befinden, der eine einfache Austragung aus Ihrem Verteiler für Werbe-Mails ermöglicht.
- Ein Impressum und ein Hinweis auf den geltenden Datenschutz dürfen zusätzlich nicht fehlen.
Darauf kommt es an: Die konkreten Schritte beim E-Mail versenden
- Halten Sie sich an die neuen Datenschutzbestimmungen.
- Holen Sie sich die Einwilligung Ihrer Kunden
- Protokollieren Sie die Einwilligung – Schicken Sie keine unerwünschten Nachrichten
- Achten Sie auf die rechtskonforme Gestaltung Ihrer E-Mail
Halten Sie sich an die neuen Datenschutzbestimmungen.
Halten Sie sich an die neuen Datenschutzbestimmungen. Die neuen Datenschutzrichtlinien machen es nicht unbedingt einfacher, Werbung in eigener Sache zu machen. Dennoch müssen sie eingehalten werden, um einen unlauteren Wettbewerb zu vermeiden. Die gute Nachricht ist, dass Werbe-E-Mails weiterhin erlaubt sind, wenn auch mittlerweile unter strikteren Voraussetzungen, als es bisher der Fall war.
Die wichtigste Regel beim Versenden von E-Mails lautet: Holen Sie sich das Einverständnis Ihrer Empfänger ab. Das funktioniert am besten über das sogenannte Double-Opt-In-Verfahren, über den sich der künftige Empfänger selbst in Ihre E-Mail-Liste einträgt.
Wichtig ist jedoch, dass Sie ihm in diesem Rahmen die vorgeschriebenen Möglichkeiten bieten:
- Die Abmeldung aus Ihrem Verteiler muss ebenso einfach sein, wie die Anmeldung. Weisen Sie Ihre Empfänger stets aktiv darauf hin, dass sie jederzeit Widerspruch gegen den Erhalt Ihrer E-Mails einlegen können. Möchten sie sich aus dem Verteiler austragen, dürfen ihnen dabei keine Kosten entstehen.
- Informieren Sie den Empfänger Ihrer E-Mails darüber, welche Daten Sie erheben und wo sie gespeichert werden. Fügen Sie dazu einen Link zu Ihrer Datenschutzerklärung ein.
- Fordert ein Empfänger, dass Sie sämtliche persönliche Daten löschen, müssen Sie dieser Aufforderung selbstverständlich nachkommen. Dazu gehört auch die E-Mail Adresse
Im B2B Bereich ist es einfacher, werbliche E-Mails zu versenden. Allerdings zählt eine einmalige Angebotsanfrage keinesfalls als geschäftliche Beziehung. Sind Sie sich unsicher, sollten Sie sich die direkte Erlaubnis Ihres potenziellen Empfängers einholen.
Möchten Sie bestimmte Werbe-Mails an die Empfänger Ihrer Newsletter versenden, ist das grundsätzlich möglich. Achten Sie jedoch darauf, dass es sich um eine ähnliche Dienstleistung oder ein ähnliches Produkt handelt, das bereits beansprucht wurde.
Die genauen Richtlinien nach dem Datenschutz und dem Gesetz des unlauteren Wettbewerbs können sich mit der Zeit ändern. Es ist deshalb wichtig, dass Sie sich regelmäßig über Veränderungen in diesen Bereichen informieren und umgehend darauf reagieren.
Sobald Sie den Datenschutz oder die rechtlichen Vorschriften nicht einhalten, können Sie abgemahnt werden. In diesem Fall schützt Sie auch die Einwilligung eines Empfängers nicht davor, dass es zu rechtlichen Schritten kommen könnte.
Holen Sie sich die Einwilligung Ihrer Kunden
Um sich rechtlich gesehen auf der sicheren Seite zu bewegen, benötigen Sie die Einwilligung Ihrer Empfänger. Durch diese Zustimmung haben Sie die Möglichkeit nachzuweisen, dass Sie die Wünsche Ihrer Kunden respektieren und nicht einfach ungefragt E-Mails versenden. Um diese Einwilligung einzuholen haben Sie unterschiedliche Methoden zur Auswahl.
Zwar ist es grundsätzlich möglich, die Zusage auf jede beliebige Weise zu erhalten, beispielsweise telefonisch, doch eine schriftliche Zustimmung ist eindeutig einfacher nachzuvollziehen. Im Idealfall entscheiden Sie sich deshalb für das Double-Opt-In-Verfahren.
Das Double-Opt-In-Verfahren ist sicher, denn es erfordert eine doppelte Bestätigung der Eintragung. In den meisten Fällen ist dieses Verfahren so aufgebaut, dass Sie auf Ihrer Website ein Anmeldeformular für den Newsletter verwenden. Das bedeutet, der künftige Empfänger kann einfach seinen Namen und seine E-Mail Adresse eintragen. Hier ein Beispiel:
Anschließend wird eine E-Mail an diese Adresse geschickt, in der Sie um eine Bestätigung für Ihren Verteiler bitten. Dieses Verfahren stellt also sicher, dass nicht jede beliebige E-Mail Adresse in Ihren E-Mail-Verteiler gerät.
Hat hingegen ein Dritter die E-Mail-Adresse eingetragen, kann er diese E-Mail nicht bestätigen. Das Ergebnis ist in diesem Fall, dass der Kontakt nicht in ihrem Verteiler freigeschaltet wird. Diese Freischaltung steht in direktem Zusammenhang mit dem Klick auf den Link, den Sie in der Bestätigungsmail bereitgestellt haben.
Protokollieren Sie die Einwilligung
Das Double-Opt-In Verfahren bietet den Vorteil, dass Sie notfalls sogar in einem juristischen Streitfall, die explizite Einwilligung Ihres Empfängers nachweisen können. Da es sich dabei um eine elektronisch erteilte Einwilligung handelt, entspricht sie der Datenerhebung gemäß dem Telemediengesetz.
Übrigens: Da Sie die Einwilligung Ihrer Newsletter- und E-Mail-Abonnenten protokollieren sollten um rechtlich abgesichert zu sein, können Sie kaum auf den Einsatz von IT-Lösungen verzichten. Diese speichern die notwendigen Daten, weshalb Sie auf die Datenspeicherung hinweisen müssen. Sollten Sie ein Programm verwenden, das seinen Ursprung außerhalb Europas hat, achten Sie darauf, dass es nicht die IP-Adresse Ihrer Empfänger speichert. Diese IP-Adresse ist einerseits nicht ausreichen für die Protokollierung, andererseits verbietet das Datenschutzgesetz dieses Vorgehen.
Schicken Sie keine unerwünschten Nachrichten (Spam)
Es kommt immer wieder vor, dass Sie E-Mails erhalten, aus denen Sie sich ausgetragen haben oder denen Sie niemals zugestimmt haben. Diese Nachrichten gelten allgemeinhin als unerwünscht und werden von einem Programm wie Outlook oder anderen gängigen Anbietern direkt abgefangen.
Dennoch hinterlassen Spam-Nachrichten niemals einen guten Eindruck bei Ihren potenziellen Neukunden. Auch Ihre Bestandskunden möchten lediglich über Produkte oder Dienstleistungen informiert werden, die für sie relevant sind.
Der Vorteil eines solchen Vorgehens liegt klar auf der Hand: Sie wirken authentisch, integer und vermitteln den Eindruck, dass Ihnen die Bedürfnisse Ihres Kunden am Herzen liegen. Ein Grund dafür, dass es trotz der strengen Regeln hinsichtlich des Datenschutzes dennoch zu solchen Nachrichten kommt, ist ein grundlegendes Problem.
Beispielsweise lassen sich E-Mail Adressen in Marketing-Datenbanken einkaufen. Zwar erhält der Käufer keinen Nachweis über die Einwilligung des Empfängers, versenden kann er die E-Mails dennoch. Viele Verbraucher tragen sich jedoch nicht aus solchen Newslettern aus, denn sie bergen eine weitere Gefahr: Wer auf solche Nachrichten reagiert, bestätigt, dass die E-Mail Adresse genutzt wird und erhält mitunter zusätzliche dieser E-Mails.
Von solchen E-Mail Nachrichten möchten Sie sich unbedingt distanzieren. Nicht nur, weil die Gefahr besteht das potenzielle Kunden Sie deshalb meiden. Können Sie nicht nachweisen, dass sich der Empfänger für den Erhalt Ihrer E-Mails in den Verteiler eingetragen hat, können rechtliche Konsequenzen folgen. Die gängigste davon ist die Abmahnung.
Achten Sie auf die rechtskonforme Gestaltung Ihrer E-Mail.
Sobald Sie die Einwilligung des Empfängers haben, können Sie damit beginnen, regelmäßige Newsletter zu versenden. Natürlich steht auch einer Werbe-Mail nichts mehr im Wege, da Sie das zugehörige Einverständnis protokolliert haben.
Allerdings sollten Sie zusätzlich auf eine rechtskonforme Gestaltung Ihrer E-Mail achten. Das ist vor allem dann notwendig, wenn es sich um eine werbliche E-Mail handelt. Andernfalls können Sie dennoch in die Bredouille geraten, obwohl Sie die ausdrückliche Zustimmung erhalten haben.
Folgende Punkte dürfen in Ihrer E-Mail nicht fehlen, da es sich um die Pflichtangaben für externe E-Mails handelt. Diese Mindestangaben gelten für Deutschland und können im Ausland gegebenenfalls anders ausfallen. Verschicken Sie Ihre E-Mails europaweit oder gar weltweit, sollten Sie sich zusätzliche Informationen einholen.
- Firmenname mit Rechtsform: Dieser muss exakt mit Ihrem Eintrag ins Handelsregister übereinstimmen, andernfalls könnte es zu Problemen kommen, die es besser zu vermeiden gilt.
- Ihr Geschäftssitz, einschließlich der Adresse und möglicher Kontaktdetails wie Telefon, E-Mail und Fax, falls Sie ein solches haben.
- Die Handelsregisternummer und das zuständige Registergericht. – Sämtliche Angaben, die im Zusammenhang mit Ihrer Rechtsform stehen. Sollte es sich um eine GmbH handeln, müssen Sie beispielsweise den Geschäftsführer angeben. Für eine AG ist die Angabe der Vorstände verpflichtend.
- Falls vorhanden sollten Sie außerdem den Aufsichtsrat erwähnen.
Sobald Sie eine Werbe-Mail versenden, gelten zusätzlich weitere Regelungen. Diese treten immer dann in Kraft, wenn Sie eine Dienstleistung oder ein Produkt bewerben möchten. Sie betreffen den Aufbau Ihrer E-Mail.
- Der Absender der Werbe-Mail muss eindeutig, klar und ohne Weiteres erkennbar sein.
- Bereits im Betreff muss für den Empfänger ersichtlich sein, dass es sich bei der E-Mail um eine Werbemail handelt.
- Am Ende der Mail sollte sich ein Abmeldelink befinden, der eine einfache Austragung aus Ihrem Verteiler für Werbe-Mails ermöglicht.
- Ein Impressum und ein Hinweis auf den geltenden Datenschutz dürfen zusätzlich nicht fehlen.
Mit diesen Angaben und dem Einverständnis des Empfängers steht dem Versand Ihrer E-Mails nichts mehr im Wege. Mehr zum Aufbau einer E-Mail erfahren Sie hier.
Fazit – E-Mails rechtssicher versenden!
Dieser Artikel hat Ihnen gezeigt, an wen Sie Ihre E-Mails versenden dürfen. Dadurch sind Sie hervorragend auf Ihre eigenen E-Mail Marketing Kampagnen oder den Versand Ihres Newsletters vorbereitet. Wie Sie in diesem Beitrag erfahren haben, handelt es sich beim E-Mail Versand um ein umfangreiches und rechtlich vielseitiges Thema. Das hindert Sie allerdings nicht an ihrem Vorhaben, denn mit der richtigen Herangehensweise haben Sie mögliche Probleme gelöst, noch bevor sie entstehen können.
Sie wissen mittlerweile, dass Sie mit der Einwilligung Ihrer Kunden auf der rechtlich sicheren Seite sind und Ihre Interessenten im Anschluss problemlos jederzeit kontaktieren können – solange das Einverständnis Bestand hat.
Damit haben Sie alle Hilfsmittel zur Hand um damit zu beginnen, E-Mails an Ihre Kunden und Interessenten zu versenden.
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